La digitalisation des processus financiers : pourquoi cette solution est-elle performante pour les entreprises

Ces dernières années, il a été constaté que la digitalisation des processus financiers est devenue importante pour les entreprises souhaitant booster leurs performances financières. Elle consiste généralement à automatiser le travail et à intégrer une technologie avancée. En d’autres termes, elle permet au DAF de remplacer les opérations manuelles sous format papier par des fichiers digitaux, comme la facture électronique. Elle offre même de nombreux avantages. Mais pour garantir sa fiabilité de cette transformation digitale, il est essentiel d’utiliser les bons outils.

Que comprennent les processus financiers ?

Les processus rattachés à la fonction finance englobent les actions associées au développement des ressources économiques d’une entreprise. Ils visent à piloter les performances financières et à assurer la pérennité des activités. Ils aident également le DAF à prendre les meilleures décisions. En outre, ils comprennent :

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• La gestion de la facturation (édition des données et émission de factures des clients)
• La gestion des problèmes liés à la fonction finance (identification et réduction des obstacles…)
• La planification budgétaire (gestion des revenus et des dépenses)
• La gestion générale et analytique des comptes (enregistrement des mouvements de la finance)
• Les audits internes et externes (vérification et suivi des normes appliquées)

Afin de simplifier le travail, il est conseillé d’employer des outils spécifiques, comme DIMO Dématérialisation. Son utilisation assure une transformation digitale des fichiers papier en format électronique.

Un bon logiciel facilite également le traitement, la centralisation et le stockage des données et fichiers importants. Il est parfait pour les entreprises qui désirent se conformer aux obligations légales en matière de facturation électronique.

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La digitalisation des processus rattachés à la fonction finance est donc indispensable dans les entreprises. Il ne s’agit plus d’informatiser chaque tâche, mais d’utiliser des logiciels performants à chaque étape du cycle de vie de l’entreprise.

Avantages de la digitalisation des processus financiers

La réactivité et les performances financières sont des éléments impératifs pour les entreprises. Le DAF est alors contraint d’adopter les meilleures stratégies, telles que la digitalisation des processus financiers. Cette dernière est une technique qui garantit la conversion des mouvements des comptes en une ressource électronique.

Tout d’abord, la digitalisation des processus de la fonction finance automatise les missions répétitives. Cela peut être les rapprochements bancaires, la gestion des factures des clients, la saisie des données, etc. Elle offre alors un gain de temps considérable, ce qui accélère la productivité et minimise les temps perdus.

L’utilisation des outils avancés permet également de limiter les erreurs humaines pendant la réalisation des opérations. Ces désagréments peuvent être :

• Les doublons de factures
• La saisie incorrecte
• Les mauvaises affectations des comptes
• Le non-respect des échéances
• L’oubli de la gestion des comptes
• Etc.

Lorsque les obstacles sont réduits au minimum dans les entreprises, cela signifie une baisse des dépenses. L’entreprise n’a donc plus besoin de refaire les corrections manuellement. Cela allège la charge de travail des équipes.

Les logiciels ou les plateformes de digitalisation des processus liés à la fonction finance intègrent aussi les normes fiscales et légales dans leur système. Ils respectent les types de formats imposés par les hautes autorités, la capacité d’archivage et la signature électronique… Ils assurent même les mises à jour automatiques en veillant sur la continuité du travail.

Conseils pour réussir la transformation digitale

Envisagez-vous d’opter pour la digitalisation des processus financiers dans votre entreprise ? Sachez qu’elle apporte différents avantages. Mais afin de garantir son succès, il est crucial de trouver les meilleures méthodes à mettre en œuvre.

En premier lieu, pensez à établir des objectifs clairs en déterminant les besoins de l’organisation. Cette initiative est un moyen efficace pour orienter vos projets dans la bonne direction. Souhaitez-vous automatiser chaque tâche liée à la facturation, réduire les dépenses de production, ou assurer le respect des obligations légales, etc. ?

Préparez également les équipes qui se chargeront des manipulations des outils nécessaires. Impliquez-les dans la digitalisation des processus de la fonction finance en programmant des formations spécifiques. Accompagnez-les alors dans la prise en main des logiciels pour obtenir une gestion fluide et durable. Lors des séances d’apprentissage, ils découvriront :

• Les enjeux de la digitalisation
• Les mouvements dans les processus de la fonction finance
• La numérisation des fichiers, comme les factures des clients
• Les techniques pour automatiser les opérations
• Les détails des normes et des règlementations à respecter
• La maintenance et les mises à jour
• Etc.

Assurez-vous également d’avoir la technologie la plus appropriée. Sur le marché, il en existe plusieurs types. Cela rend la sélection difficile. N’oubliez donc pas d’effectuer des comparaisons afin d’identifier efficacement l’option idéale.

À la fin du processus, le DAF doit de suivre les performances financières et d’y apporter des ajustements si nécessaire. Tenez compte des feedbacks des utilisateurs des outils, puis procédez à la correction.

Quel outil utiliser pour obtenir des résultats satisfaisants ?

La digitalisation des processus financiers est avantageuse si vous employez la bonne plateforme ou le logiciel approprié. Par ailleurs, vous trouverez sur le marché de la technologie différentes offres. Pour identifier celui qui est le plus pertinent, veuillez effectuer des rapprochements.

Si vous connaissez déjà les objectifs et les besoins de votre entreprise, il est maintenant temps de déterminer les spécificités des outils à utiliser. Prenez alors en considération ces éléments :

• La compatibilité avec les systèmes installés sur les équipements de l’entreprise
• Les fonctionnalités et les options intégrées dans la plateforme digitale
• La simplicité de l’interface et la facilité d’usage
• La réputation de la marque choisie et sa fiabilité

Consultez toujours les témoignages des autres clients et des entreprises en lisant leurs remarques et leurs recommandations. Repérez ceux qui ont de bonnes images et privilégiez qui correspond à vos ambitions.

Informez-vous également sur les dépenses associées à l’installation et les prix des outils. N’hésitez pas à demander des devis et à comparer les différentes propositions disponibles. Cela vous aidera à trouver l’option parfaite pour vos projets.

En somme, la digitalisation des processus financiers est l’ensemble des techniques de transformation de fichiers papier en données électroniques. Elle est importante dans la fonction finance comprenant la fiscalité, l’audit interne et externe, etc. Il est également primordial d’utiliser des logiciels avancés afin de garantir sa fiabilité. Si vous souhaitez alors améliorer la performance de votre entreprise, la digitalisation de la fonction finance est la meilleure option à adopter.